Check-list du déménagement en entreprise

La cession du bail commercial est la démarche administrative qui marque la première étape des formalités de déménagement. Le bail commercial engage le propriétaire et le locataire sur une période de 3, 6 ou 9 ans, reconduit tacitement tous les 3 ans.

Pour la plupart des baux commerciaux, le préavis de cession du bail est de 6 mois. Prenez bien en compte ces délais pour éviter de payer deux loyers, ou faire une résiliation hors délais, qui alourdissent la facture.

Découvrez la check-list complète pour déménager sereinement

Afin que tout soit précisément organisé et que rien ne soit laissé au hasard, il est recommandé d’établir un cahier des charges en vue de votre déménagement. Dans ce document, répertoriez les informations essentielles :

• Quand allez-vous déménager ?
• Qui fait quoi pour préparer le déménagement ? Qui s’occupe du mobilier, de la mise en carton ?
• Faites l’inventaire des choses à déménager 

Prospectez les déménageurs spécialisés dans le transfert de matériel de professionnel ou faites un appel d’offre pour trouver un prestataire.

Il est important de penser à la suite et d’établir un premier plan d’organisation de vos futurs locaux. Un changement de bureau peut être l’occasion de revoir son mode de fonctionnement, faire du tri dans ses archives, etc.

Vous pouvez également penser à l’aménagement de vos futurs bureaux, l’emplacement des différents départements de votre entreprise, l’organisation des groupes de collègues, etc. 

Informez vos salariés au plus vite de votre projet de déménagement. Plus tôt sera le mieux, car vous pourrez ainsi impliquer vos équipes dans l'organisation et nommer des responsables du déménagement par service.

Consultez également les modalités de contrat de vos employés. Si vous déménagez dans un secteur géographique proche de vos locaux actuels, les salariés n’ont pas à donner leur accord. De même si le contrat de travail prévoit une clause de mobilité : un salarié qui refuse de suivre l’entreprise peut être licencié pour motif personnel.

Cependant, si le contrat ne prévoit pas de clause de mobilité, l’accord du salarié est obligatoire. S’il refuse, alors il bénéficie d’un licenciement pour motif économique. 

Informez également vos clients et vos fournisseurs de votre déménagement prochain. Si vous avez la date précise, c’est encore mieux ! N’hésitez pas à faire des piqûres de rappel quelques semaines et jours avant le déménagement. Travaillez également votre communication une fois le changement de locaux effectué. 

Une fois votre cahier des charges préparé, envoyez-le aux différents prestataires que vous avez choisis pour faire établir des devis. 

Pour plus de praticité, faites visiter les locaux de votre entreprise, les anciens comme les nouveaux. Vous pourrez ainsi avoir des offres qui correspondent au mieux à vos besoins.

Commencez par faire un audit de vos locaux actuels pour faire le bilan des éléments qui mériteraient de petites rénovations. Vous devez en effet remettre vos locaux dans l’état initial décrit dans le bail. Si des réparations et rénovations sont nécessaires, il est temps de les commencer.

C’est également le cas pour vos nouveaux locaux. Avant de signer le bail, il est recommandé de faire un audit des lieux et de vérifier l’état des lignes téléphoniques, de la climatisation, des faux plafonds, des branchements informatiques, du réseau d’eau, etc. 

Si des travaux sont prévus, commencez-les dès maintenant

Si cela est possible, organisez une visite de vos nouveaux locaux à vos collaborateurs. Cela leur permettra de se projeter dans leurs futurs espaces de travail. Les employés informés au mieux des étapes du déménagement seront plus à même de faire la transition sereinement.

Vous facilitez ainsi le dialogue en les impliquant dans la démarche et vous faites en sorte que vos collaborateurs soient préparés au mieux pour le changement de bureau. 

Déménager, c’est aussi l’occasion de faire un gros ménage entre les documents importants à garder et ceux qui méritent d’être archivés ou stockés. 

Prévoyez une destruction de documents très anciens si besoin, inutile de s’encombrer de biens matériels qui ne serviront plus.

Apportez une attention particulière aux dossiers en cours, afin qu’ils puissent être traités rapidement une fois le déménagement achevé.

Commencez à emballer les éléments qui ne vous serviront pas durant les prochaines semaines et à étiqueter les cartons et autres contenants. 

Des déménageurs professionnels peuvent effectuer ce type de prestation pour l’emballage de votre matériel et de documents.

Commencez également à établir l’inventaire du parc informatique. Veillez à ce que tout soit répertorié de manière précise, car les entreprises d’aujourd’hui dépendent énormément du réseau informatique. 

Réglez vos démarches administratives afin que vos nouveaux contrats commencent dès la date de votre emménagement. En vous y prenant à l’avance, vous aurez ainsi tous les éléments disponibles et vous pourrez commencer à travailler dans vos nouveaux bureaux dès vos cartons déballés. 

Les contrats à résilier ou transférer :

• Les contrats énergie (électricité et/ou gaz)
• Le contrat d’eau
• La téléphonie et internet
• Contrat d’assurance des locaux
• L’administration publique et le fisc : URSSAF, SIE, caisses de retraite, Pôle Emploi, etc.
• Suivi du courrier de la Poste

Effectuez un tour dans vos locaux pour inspecter que tous les préparatifs sont faits pour le jour J. Tous vos salariés doivent avoir mis leurs affaires dans les cartons, qui eux doivent être étiquetés correctement. 

Pour que cet événement reste un jour sous le signe de la positivité et d’une nouvelle dynamique pour l’entreprise, n’hésitez pas à organiser une inauguration de vos nouveaux locaux. 

Assurez-vous que le mobilier, les cartons et tous les éléments arrivent à bon port. Effectuez le raccordement du parc informatique.

Procédez au nettoyage de vos anciens locaux et des nouveaux pour qu’ils soient prêts dès la reprise du travail. La plupart du temps, les déménagements d’entreprises ont lieu pendant le week-end ou les congés. Cela limite les perturbations du travail et l’organisation de l’entreprise.

Désignez un responsable ou veillez vous-même à prendre note de toutes anomalies qui ont pu avoir lieu pendant le déménagement : problème de connexion, erreur de transfert. etc.