Comment réussir le déménagement de son entreprise ?

Changer de locaux pour une entreprise, ça ne s'improvise pas. Une réflexion doit être menée en amont pour évaluer correctement les besoins spécifiques pour ce déménagement afin de ne pas avoir de surprise le jour j. Et cela commence 6 mois avant !

Audit des nouveaux locaux et préavis pour les anciens

Avant de donner votre préavis, réalisez un audit des locaux sur lesquels vous avez jeté votre dévolu pour accueillir votre entreprise. Vérifiez bien que ceux-ci seront adaptés à votre activité et aux besoins de vos salariés (branchement, capacité informatique, climatisation,...). Si ce n'est pas le cas, vous devrez réaliser des travaux pour les mettre en conformité avant le déménagement ou carrément trouver un autre espace de travail plus adapté, si les modifications sont infaisables.

Une fois que vous êtes bien sûr de votre choix et que le contrat est signé, vous pouvez envoyer votre préavis informant le propriétaire que vous souhaitez quitter ses locaux. C'est impérativement à faire 6 mois avant votre déménagement d'entreprise sous peine de payer des frais supplémentaires. Assurez-vous de bien relire votre contrat de location pour ne pas avoir de surprise.

Réaliser un inventaire de vos biens

Votre nouvel espace de travail peut être bien différent de l'ancien : plus cloisonné ou plus ouvert, plus restreint ou plus spacieux, plus facile à meubler ou au contrainte plus compliqué, ... Tout le mobilier et matériel que vous avez en votre possession ne seront pas forcément adaptés à cette nouvelle configuration.

Vous devrez déterminer dès maintenant ce que vous amenez avec vous ou ce que vous laisser afin d'anticiper vos dépenses mais aussi pour réaliser des économies sur votre transfert ! En effet, seuls les meubles, matériels et documents vraiment nécessaires feront l'objet du déménagement.

Pour vous débarrasser très simplement des meubles inadaptés, matériel obsolète ou encore documents en doublons, nous vous conseillons de faire appel à un déménageur proposant un service d'enlèvement des encombrants réalisés en même temps que le transfert.

Dresser un cahier des charges pour le déménageur

A partir de l'audit de vos nouveaux locaux et de l'inventaire de vos biens, vous serez en mesure de dresser un cahier des charges précis concernant les spécificités de votre déménagement d'entreprise. Par exemple, vous devrez y informer l'emplacement des branchements, la facilité d'accès, la superficie, le volume à déménager, ... Bref, tout ce qui est essentiel pour déterminer la nature des prestations devant être fournies par la société de déménagement.

Vous avez peur d'oublier quelque chose d'important ? Certains déménageurs vous aident à réaliser un cahier des charges complet vous permettant d'obtenir en retour un devis exact pour la prestation de déménagement. Pas de surprise sur la facture finale !

Démarcher les différentes sociétés de déménagement

Une fois votre cahier des charges transmis à plusieurs déménageurs, vous devrez étudier les différents devis qui vous seront retournés. En plus du prix de la prestation pour le simple déménagement, nous vous conseillons de bien regarder les services proposés en annexe (manutention lourde ou spécifique, prise en charge des encombrants, archivage, ...) ainsi que les avis des clients via le site internet ou les réseaux sociaux de la société. La qualité prime sur le coût dans le cas d'un déménagement d'entreprise puisque c'est tout l'avenir de votre société qui dépend du bon déroulement de ce transfert.

Quelques exemples de services annexes :

Sélectionner le déménageur qui réalisera votre déménagement d'entreprise

Vous avez eu 3 mois pour recevoir et étudier les propositions des différents déménageurs que vous avez sollicités pour réaliser votre déménagement. Vous êtes désormais à même de choisir la prestation proposant le meilleur rapport qualité/prix et surtout la plus adaptée aux spécificités de votre déménagement.

Il est temps de s'organiser avec la société de déménagement sur les termes exacts de la prestation avec une visite sur les lieux de manutention. Vous ne devrez pas avoir de surprise si vous avez correctement réalisé votre cahier des charges. Vous devrez égaler établir un planning avec les dates clés pour respecter les délais.

Avertir l'ensemble de vos collaborateurs du déménagement

Lorsque tout est organisé avec votre prestataire, vous devez impérativement informer l'ensemble de vos collaborateurs du déménagement de l'entreprise. Un déménagement provoque des changements d'habitude et il est source de stress. Afin de pallier aux fausses informations, informez-les le plus vite possible en veillant à valoriser les nouveaux locaux. De plus, vous avez l'obligation légale d'informer au moins les représentants du personnel 3 mois avant le jour j.

Étudiez l'installation de vos meubles et matériels dans vos nouveaux locaux

Grâce à l'inventaire que vous avez réalisé pour le cahier des charges, vous avez une liste exhaustive de tous les biens matériels que vous aurez à replacer dans votre espace de travail. Vous allez ainsi pouvoir organiser l'implantation du mobilier en fonction des plans de vos nouveaux locaux, permettant le jour du déménagement une manutention fluide et rapide.

Signaler le changement d'adresse et ligne téléphonique

Il est important d'effectuer les démarches pour changer votre ligne téléphonique et de signaler votre changement d'adresse. Plusieurs organismes doivent être prévenus : impôts, caisse de retraite, urssaf, assurance, la poste, la préfecture, opérateur téléphonique, sécurité sociale, ... mais aussi l'ensemble de vos clients, partenaires, prospects, fournisseurs, ... C'est même l'occasion de les inviter à une soirée d'inauguration ! N'oubliez pas également d'informer la Préfecture pour modifier l'immatriculation et le Kbis de votre société.

Organiser l'empaquetage et le transfert

Vous pouvez commencer à emballer les choses dont vous ne vous servirez pas d'ici le déménagement. Pour les effets des salariés, nous vous conseillons de réaliser un index : chaque dossier, matériel et meubles se verront attribuer le code correspondant à leur propriétaire et chacune de ses références se verra attribuer une place dans le nouvel espace de travail permettant aux salariés (et aux déménageurs) de facilement s'y retrouver.

Une feuille de route sera également remise aux employés détaillant de manière précise ce qui doit être emballé au départ et ce qui doit être déballé à l'arrivée. N'hésitez pas à profiter de ce support pour communiquer quelques informations détaillées permettent non seulement de mobiliser autour de l'événement mais également de répondre aux derniers doutes.

Préparer le transfert du parc informatique

Comme les effets, tous les ordinateurs du parc informatique devront être indexés avec le numéro de leur propriétaire et une sauvegarde de sécurité devra être réalisée sur chacun afin de prévenir toutes pertes de données durant le transfert. Le directeur informatique devra également procéder à une sauvegarde de tous les serveurs avant la déconnexion le jour du départ.

Organiser le nettoyage de vos anciens et nouveaux locaux

Pour faire bonne impression, rien ne vaut des locaux propres ! Afin d'accueillir vos collaborateurs dans les meilleures conditions possibles, pensez à organiser le nettoyage de vos futurs bureaux avant le transfert.

En ce qui concerne vos anciens locaux, vous pouvez engager une société de nettoyage qui viendra faire le ménage après votre déménagement pour être certain de récupérer votre caution lors de l'état des lieux.

Consultez notre check-list !

Cela fait 6 mois que vous préparez minutieusement votre déménagement et le jour J est arrivé. Grâce à cette organisation millimétrée, le déménagement devrait se réaliser sans encombre, tout le monde sachant quoi faire et toute chose ayant sa place. Un déménagement réussi sans stress !

Les déménageurs professionnels de Bretagne Macé Déménagement peuvent vous accompagner tout au long de votre projet afin de vous garantir un déménagement réussi sans nuisance pour votre activité. Que vous souhaitiez un déménagement classique ou que votre projet comporte des spécificités (accès difficile, maintien d'activité, manutention lourde...), nos déménageurs trouveront toujours une solution pour vous.